Las etapas del factoraje
Las fases del factoring
¿Está a punto de contratar un contrato de factoraje y desea saber más sobre las etapas de su funcionamiento? Un asesor de Altassura podrá explicarle estas fases con detalle, pero encontrará a continuación información útil sobre el factoring. El factoraje es una técnica financiera utilizada por las empresas para mejorar sus flujos de tesorería transformando rápidamente sus créditos clientes en liquidez. Estas son las tres principales etapas del proceso de factoraje:
Antes de empezar
El control de elegibilidad de las facturas antes de su financiación
La firma del contrato no significa que todas las facturas vayan a financiarse automáticamente. Antes de cada anticipo, el factor verifica que el crédito respeta las condiciones previstas en el contrato de factoraje. Esta fase de control protege a la sociedad de factoring, pero también a la empresa cedente, porque permite identificar rápidamente errores de facturación, litigios y riesgos de impago.
Un crédito profesional, cierto y justificado
La factura debe corresponder generalmente a una venta realizada entre profesionales. La mercancía debe haber sido entregada o la prestación ejecutada conforme al pedido. El importe, el deudor y la fecha de vencimiento deben estar claramente identificados.
Para demostrar la realidad de la operación, el factor puede solicitar:
Análisis de la solvencia del cliente deudor
El factor también estudia la capacidad del cliente para cumplir sus compromisos de pago. Fija una límite de financiación o de garantía para cada deudor. Esta autorización depende especialmente de su situación financiera, de sus hábitos de pago y del importe total de los créditos existentes frente a él.
Cuando una empresa realiza una parte importante de su volumen de negocio con un único cliente, debe verificar que el límite concedido cubre suficientemente su saldo pendiente. Una factura puede ser perfectamente válida y, aun así, quedar parcialmente sin financiar si el límite disponible sobre el cliente ya está alcanzado.
Principales causas de rechazo o puesta en espera
Una factura puede ser rechazada, diferida o financiada solo después de transmitir documentos complementarios cuando presenta una de las siguientes situaciones:
La calidad del expediente transmitido condiciona directamente la rapidez del anticipo. Un proceso de facturación riguroso, asociado a pruebas de entrega o ejecución fácilmente accesibles, reduce las solicitudes complementarias y acelera la puesta a disposición de los fondos.
Primera etapa del factoraje: la financiación
En primer lugar, deberá ceder sus facturas a la sociedad de factoring. Así, el factor dispondrá de los elementos necesarios para realizar un anticipo de tesorería. Este anticipo suele corresponder de media al 75 % u 80 % del importe de las facturas con impuestos incluidos. Este porcentaje tiene en cuenta la deducción de la comisión de financiación.
La empresa transmite su factura a través de la interfaz de gestión. Esta se envía electrónicamente a la sociedad de factoring, que a cambio anticipa rápidamente una parte del importe total de esas facturas, generalmente en 24 a 48 horas. Este anticipo inmediato ofrece una fuente rápida de liquidez, esencial para cubrir necesidades operativas urgentes o aprovechar oportunidades comerciales.
Una vez que los clientes pagan sus facturas, la sociedad de factoring recupera los importes anticipados, deduce los gastos acordados previamente y abona el saldo a la empresa. Así, el factoraje permite mejorar la tesorería de forma práctica y eficaz, transformando créditos clientes en dinero disponible rápidamente. Este importe varía según la calidad de los créditos y las condiciones del acuerdo.
Segunda etapa del factoraje: la gestión integral de los créditos cedidos
Al recurrir al factoraje, la empresa puede externalizar la gestión de su cartera de clientes. El factor puede encargarse de:
El papel esencial del factor va más allá del simple anticipo de fondos, ya que también incluye la gestión completa del proceso de recobro de pagos ante sus clientes. Este servicio comprende una gestión proactiva de las relances, el seguimiento preciso de los vencimientos de pago y, si es necesario, la negociación en caso de litigios potenciales. Al delegar estas tareas administrativas y a menudo consumidoras de tiempo a la sociedad de factoring, la empresa reduce de forma significativa la carga de trabajo vinculada al recobro. Esta externalización libera tiempo y recursos internos, al mismo tiempo que garantiza una experiencia especializada en la gestión de relaciones financieras con clientes. Así, el factor actúa como un socio estratégico y ofrece una solución completa que va más allá de la financiación.
Tercera etapa: el seguro de crédito para protegerse frente a la insolvencia de los clientes
Si contrata una oferta de factoraje, el factor puede proponerle protegerse contra los riesgos de insolvencia de sus clientes. Podrá beneficiarse de una garantía del 80 %, 90 % o incluso 100 % del riesgo de insolvencia, según las condiciones aceptadas.
El seguro de crédito en factoraje desempeña un papel importante al cubrir riesgos vinculados a la insolvencia de los clientes. Dos conceptos clave en este contexto son la insolvencia presunta y la insolvencia declarada.
La insolvencia presunta interviene cuando resulta razonable considerar que el cliente no podrá cumplir sus compromisos financieros al vencimiento. Esta situación puede activar una indemnización por parte del seguro de crédito, protegiendo a la empresa cedente frente a posibles pérdidas financieras. En factoraje, la cobertura puede limitarse a la insolvencia declarada según el contrato. La insolvencia declarada se produce cuando el cliente es oficialmente declarado en concurso o liquidación. En esta fase, el seguro de crédito puede intervenir cubriendo las pérdidas sufridas por la empresa cedente. Estos mecanismos de cobertura aportan una seguridad esencial para gestionar mejor los riesgos asociados a las operaciones comerciales.
En factoraje, para obtener una cobertura frente a la insolvencia presunta, la empresa debe solicitar a la parte de seguro de crédito, cliente por cliente, un importe de garantía que corresponda al saldo máximo asumido sobre un deudor determinado.
Generalmente, el factor solicita al asegurador de crédito un anexo de cesión de beneficios a su favor, ratificado por las tres partes: la empresa cedente, el factor y el asegurador de crédito.
Los diferentes riesgos del factor en una operación de factoraje son: el riesgo comprador, debido a la insolvencia del deudor, y el riesgo vendedor, debido a la sobrevaloración de los créditos cedidos, a la anticipación de facturas, a facturas sin causa real o al fraude.
Una vez que los clientes pagan sus facturas, el factor deduce los gastos y anticipos anteriores, y abona a la empresa el saldo restante. Los gastos incluyen generalmente costes de descuento y comisiones de servicio.
Según el contrato de factoraje, los clientes de la empresa pueden ser informados de la cesión de créditos al factor. La sociedad de factoring puede comunicar directamente con ellos para indicarles las nuevas modalidades de pago.
El factor proporciona a la empresa informes periódicos sobre el estado de los créditos, los pagos recibidos y los posibles problemas de recobro.
El seguimiento de una factura después del pago del anticipo
La financiación no constituye la última etapa de la operación. Después del pago de los fondos, el factor sigue el crédito hasta su cobro definitivo. La empresa debe continuar transmitiéndole la información susceptible de modificar el importe debido o la probabilidad de cobro.
El pago del cliente y la imputación del cobro
En un contrato notificado, el cliente paga generalmente la factura en la cuenta indicada por la sociedad de factoring. El factor vincula el pago al crédito correspondiente, recupera el anticipo concedido y calcula el saldo restante que debe abonarse a la empresa.
El desglose definitivo puede tener en cuenta:
El caso del pago recibido directamente por la empresa
Puede ocurrir que un cliente pague por error en la antigua cuenta bancaria del proveedor cuando la factura ya ha sido cedida. La empresa debe entonces informar inmediatamente al factor, identificar la factura afectada y transferir el importe según las instrucciones recibidas.
Este pago no debe utilizarse como tesorería adicional, ya que el crédito ya dio lugar a un anticipo. Un procedimiento interno de conciliación bancaria permite identificar rápidamente estos pagos directos y evitar una doble contabilización.
Abonos, deducciones y litigios comerciales
Todo evento que reduzca el importe del crédito debe comunicarse al factor: devolución de mercancías, descuento comercial, penalización, abono, compensación o reclamación del cliente. La sociedad de factoring puede reducir la financiación disponible o cargar la suma correspondiente en la cuenta de la empresa.
La garantía contra impagos cubre generalmente la insolvencia del deudor dentro de los límites del contrato, pero no protege a la empresa contra un litigio relacionado con la ejecución de la venta o de la prestación. La conservación de pedidos, pruebas de entrega, validaciones e intercambios comerciales sigue siendo esencial hasta el pago completo.
El seguimiento del contrato mediante cuadros de mando
La empresa debe seguir regularmente la información proporcionada por el factor para medir la eficacia del dispositivo. Los indicadores más útiles son:
Este seguimiento permite adaptar el perímetro de los créditos cedidos, anticipar los excesos de límites y preparar una posible renegociación de las condiciones del contrato.
Las etapas del factoraje en resumen
Para concluir, es importante señalar que los detalles específicos del proceso de factoraje pueden variar según el acuerdo entre la empresa y el factor.
Algunos factors ofrecen servicios completos de gestión de crédito, recobro y seguro de crédito, mientras que otros se concentran principalmente en el aspecto financiero mediante anticipos sobre créditos comerciales.
Preguntas frecuentes sobre las etapas del factoraje
Estas respuestas completan el desarrollo general abordando situaciones prácticas que pueden producirse antes de la primera remesa, durante la financiación o al final del contrato.
1. ¿Cuánto tiempo se necesita para poner en marcha un contrato de factoraje?
El plazo depende de la complejidad del expediente, del número de clientes que deben analizarse y de la rapidez con la que la empresa transmite los documentos solicitados. Una fórmula puntual puede ponerse en marcha más rápidamente que un contrato global con numerosos deudores o créditos internacionales. Las primeras aprobaciones de clientes y la configuración de las remesas también deben finalizarse antes de la primera financiación.
2. ¿Una empresa sin balance puede beneficiarse del factoraje?
Sí, una sociedad reciente puede estudiarse aunque todavía no disponga de varios ejercicios contables. El factor analiza entonces los primeros pedidos, los contratos firmados, la experiencia de los dirigentes, la calidad de los clientes facturados y los justificantes que prueban la realización de las ventas o prestaciones.
3. ¿Una factura ya vencida puede financiarse todavía?
A veces es posible, pero el análisis será más prudente. El factor buscará comprender por qué la factura no ha sido pagada, si ya se han realizado relances y si existe un litigio. Cuanto más antiguo sea el retraso, más se acerca el crédito a un expediente de recobro y menos a una financiación corriente.
4. ¿Se puede ceder solo una factura o un único cliente?
Algunas ofertas permiten seleccionar una factura, varios créditos o un cliente determinado. Otros contratos aplican una cláusula de globalidad e imponen la remesa de todas las facturas incluidas en el perímetro acordado. Este punto debe verificarse antes de la firma.
5. ¿Qué hacer si el cliente paga directamente a la empresa después de la cesión?
La empresa debe identificar la factura, avisar inmediatamente al factor y conservar la prueba del pago. Los fondos deben transferirse después según las instrucciones de la sociedad de factoring. El pago no debe tratarse como una nueva entrada de tesorería disponible, ya que la factura ya ha sido financiada.
6. ¿Cómo se trata un abono después de la financiación de una factura?
El abono reduce el importe realmente debido por el cliente. Debe comunicarse sin demora al factor, que puede disminuir la financiación disponible, compensar la suma con otros créditos o cargarla en la cuenta de la empresa.
7. ¿Se puede cambiar de factor durante la actividad?
Sí, pero la transición debe respetar la duración de compromiso, el preaviso y las condiciones de rescisión del contrato existente. También hay que organizar la liquidación de los créditos en curso, la restitución de las retenciones y la modificación de las instrucciones de pago enviadas a los clientes.
8. ¿Qué ocurre con el fondo de garantía al final del contrato?
El fondo de garantía o cuenta de reserva no se pierde automáticamente. Después del final del contrato, el factor establece un cierre de cuenta y conserva las sumas necesarias hasta el pago de los créditos, litigios, abonos y gastos pendientes de tratamiento. El saldo disponible se restituye después según las modalidades previstas.
9. ¿Cómo se desarrollan las etapas para una factura de exportación?
El proceso sigue siendo similar, pero el factor analiza también el país del deudor, la divisa, el derecho aplicable, los plazos de pago y las posibilidades de recobro local. Pueden solicitarse documentos de transporte, pruebas aduaneras o contratos internacionales.
10. ¿Qué indicadores permiten verificar que el factoraje funciona correctamente?
Conviene seguir el plazo de puesta a disposición de los fondos, el porcentaje de facturas financiadas, los límites disponibles por cliente, el número de créditos rechazados, el plazo medio de pago, los litigios, los pagos directos, el coste total y la tesorería neta realmente obtenida.